Informativa sul trattamento dei dati personali per clienti e fornitori
(ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679)
1. Premessa: finalità e ambito di applicazione della presente informativa
Leomas S.r.l. fornisce la presente informativa per descrivere le modalità con cui tratta i dati personali nell’ambito delle proprie attività di investimento, sviluppo e gestione immobiliare, con particolare riferimento all’acquisto, ristrutturazione, locazione e vendita di immobili.
La presente informativa si applica alle persone fisiche che instaurano o intendono instaurare rapporti con Leomas S.r.l. e, in particolare:
− potenziali acquirenti e acquirenti di immobili;
− potenziali conduttori e conduttori;
− clienti, fornitori, consulenti e collaboratori persone fisiche;
− titolari di imprese individuali e liberi professionisti;
− legali rappresentanti, amministratori, dipendenti, collaboratori e referenti di società, enti, clienti, conduttori e fornitori;
− soggetti che richiedono informazioni sugli immobili o partecipano a trattative commerciali.
Il GDPR tutela esclusivamente i dati personali delle persone fisiche. Le informazioni relative a società o enti sono pertanto considerate dati personali soltanto quando consentono di identificare una persona fisica, come nel caso dei dati dei relativi rappresentanti o referenti.
2. Il titolare del trattamento
Il Titolare del Trattamento, ovvero il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, è:
LEOMAS S.R.L.
⋅ Sede Legale: Via Z. Bricito n. 31/A – 36061 Bassano del Grappa (VI), Italia
⋅ Codice Fiscale e Partita IVA: 04311970240
⋅ Numero REA: VI – 395165
⋅ Indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC): leomas@lamiapec.it
⋅ Indirizzo e-mail per questioni relative alla privacy: privacy@leomas.it
3. Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer – DPO)
Leomas S.r.l. non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo, allo stato, le condizioni di obbligatorietà previste dall’art. 37 GDPR. Le richieste in materia di protezione dei dati personali possono essere indirizzate direttamente al Titolare utilizzando i recapiti indicati nella sezione precedente.
4. Finalità, categorie di dati trattati, basi giuridiche e conservazione
I dati personali sono trattati per le finalità e alle condizioni di liceità di seguito indicate. I termini di conservazione possono essere prolungati quando ciò sia necessario per adempiere a obblighi di legge, eseguire richieste dell’autorità o accertare, esercitare o difendere un diritto.
| Finalità del Trattamento | Descrizione delle Attività | Categorie di Dati Personali Trattati | Base Giuridica (art. 6 GDPR) | Periodo di Conservazione |
|---|---|---|---|---|
| Gestione di richieste e trattative relative ad acquisto o locazione di immobili | riscontro alle richieste di informazioni; organizzazione di contatti, visite e sopralluoghi; valutazione delle esigenze dell’interessato; gestione delle trattative e predisposizione di proposte, preventivi o bozze contrattuali. | dati identificativi e di contatto; contenuto delle richieste e delle comunicazioni; dati relativi all’immobile di interesse; esigenze abitative, professionali o commerciali comunicate dall’interessato. | art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, per l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato. Per i referenti di società o enti, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, sulla base del legittimo interesse del Titolare a gestire le relazioni commerciali. | per il tempo necessario alla gestione della richiesta e della trattativa e, qualora non segua un contratto, di regola per non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo esigenze di tutela dei diritti. |
| Stipula ed esecuzione dei contratti | stipula, gestione ed esecuzione di contratti di vendita, locazione, appalto, fornitura, consulenza e degli altri contratti connessi all’attività immobiliare; gestione di corrispettivi, canoni, depositi, garanzie, fatturazione e pagamenti. | dati identificativi, di contatto, fiscali, contrattuali, bancari e di pagamento; documenti, dichiarazioni, deleghe e procure necessari alla stipula o all’esecuzione del rapporto. | art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Per i dati dei rappresentanti e referenti di persone giuridiche, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, sulla base del legittimo interesse alla gestione del rapporto contrattuale. | per la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo richiesto dalla legge o necessario alla tutela dei diritti; di regola fino a 10 anni dalla cessazione del rapporto, fatti salvi termini diversi applicabili al caso concreto. |
| Gestione delle locazioni e degli immobili | amministrazione dei rapporti di locazione; gestione di canoni, scadenze, garanzie e comunicazioni; coordinamento di manutenzioni, interventi tecnici, sopralluoghi e accessi concordati; gestione delle segnalazioni relative agli immobili. | dati identificativi e di contatto dei conduttori e dei loro referenti; dati contrattuali, economici e di pagamento; comunicazioni e informazioni necessarie alla gestione e manutenzione dell’immobile. | art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, per l’esecuzione del contratto; art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, per gli obblighi di legge; art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, per il legittimo interesse alla corretta amministrazione e tutela dell’immobile. | per la durata del rapporto e, di regola, per 10 anni dalla sua cessazione, salvo contenzioso o obblighi che richiedano un periodo diverso. |
| Adempimenti legali, amministrativi, contabili, fiscali e immobiliari | adempimento degli obblighi previsti dalla normativa civile, fiscale, contabile, amministrativa, catastale, urbanistica e immobiliare; registrazioni, dichiarazioni e comunicazioni alle autorità competenti. | dati identificativi, fiscali, contrattuali, catastali, bancari, di pagamento e dati relativi alle operazioni economiche e immobiliari. | art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, per adempiere agli obblighi legali cui è soggetto il Titolare. | per i termini stabiliti dalla normativa applicabile; la documentazione contabile e contrattuale è conservata, di regola, per 10 anni, salvo periodi ulteriori richiesti dalla legge o necessari in caso di accertamenti o contenzioso. |
| Verifiche previste dalla normativa antiriciclaggio, ove applicabile | svolgimento delle verifiche, identificazioni, registrazioni, conservazioni e segnalazioni eventualmente richieste dalla normativa antiriciclaggio in relazione alla specifica operazione. | dati identificativi; copia del documento di identità; codice fiscale; dati relativi alla titolarità effettiva, all’operazione e all’origine dei fondi; ulteriori informazioni previste dalla legge. | art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, nei casi in cui il trattamento sia necessario per adempiere a un obbligo legale applicabile. | per il periodo previsto dalla normativa antiriciclaggio applicabile. |
| Gestione dei rapporti con referenti di clienti, fornitori e partner | gestione dei contatti professionali, organizzativi e amministrativi con le persone che operano per conto di società, enti, clienti, fornitori, conduttori, consulenti o partner. | nome, cognome, ruolo o funzione, recapiti professionali e contenuto delle comunicazioni inerenti al rapporto. | art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, sulla base del legittimo interesse del Titolare a organizzare e gestire i rapporti commerciali e professionali. | per la durata del rapporto con l’organizzazione di appartenenza e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge e tutelare i diritti del Titolare. |
| Accertamento, esercizio e difesa dei diritti | gestione di contestazioni, inadempimenti, recupero di crediti derivanti dai rapporti contrattuali, richieste stragiudiziali, procedimenti giudiziari e attività connesse alla tutela degli interessi del Titolare. | dati relativi al rapporto, comunicazioni, corrispondenza, documentazione contrattuale, tecnica, contabile e di pagamento; ulteriori dati necessari alla specifica controversia. | art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, sulla base del legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti. Qualora la difesa richieda il trattamento di categorie particolari di dati, art. 9, par. 2, lett. f), GDPR. | per il tempo necessario alla gestione della controversia e fino alla scadenza dei termini per l’esercizio di azioni, impugnazioni o rimedi; in assenza di controversie si applicano i termini di conservazione riferiti al rapporto da cui i dati derivano. |
I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e integrità e riservatezza. Leomas S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e consente l’accesso ai dati soltanto a personale autorizzato e ai soggetti che ne abbiano necessità per le finalità indicate.
5. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari a rispondere alle richieste, svolgere le trattative, stipulare ed eseguire i contratti e adempiere agli obblighi di legge è obbligatorio rispetto a tali finalità. Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità per Leomas S.r.l. di avviare o proseguire la trattativa, stipulare o eseguire il contratto o adempiere agli obblighi connessi.
Il conferimento di dati ulteriori non necessari è facoltativo. I trattamenti fondati sul legittimo interesse non richiedono il consenso, fermo restando il diritto di opposizione dell’interessato nei casi previsti dall’art. 21 GDPR.
6. Categorie di destinatari e trasferimenti internazionali
I dati non sono diffusi. Nei limiti necessari alle finalità indicate, possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
− commercialisti, consulenti fiscali, consulenti del lavoro, avvocati e altri professionisti;
− notai e relativi studi professionali;
− istituti di credito, intermediari finanziari, assicurazioni e prestatori di servizi di pagamento;
− agenzie immobiliari, mediatori e soggetti coinvolti nella commercializzazione degli immobili;
− amministratori di condominio, gestori di utenze e fornitori di servizi relativi agli immobili;
− architetti, ingegneri, geometri, periti, progettisti, certificatori e altri tecnici;
− imprese edili, manutentori, artigiani e fornitori, limitatamente ai dati necessari per gli interventi;
− fornitori di servizi informatici, cloud, hosting, posta elettronica, gestione documentale e assistenza tecnica;
− autorità giudiziarie, Agenzia delle entrate, Comuni, Catasto, Conservatoria dei registri immobiliari e altre pubbliche autorità o amministrazioni;
− eventuali controparti, cessionari, investitori e professionisti coinvolti in operazioni societarie o immobiliari, nei limiti necessari e con adeguate garanzie.
I destinatari trattano i dati, a seconda dei casi, quali autonomi titolari oppure quali responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a Leomas S.r.l.
7. Trasferimento verso Paesi terzi
Qualora l’utilizzo di fornitori o servizi tecnologici comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, delle clausole contrattuali standard o di altra garanzia ammessa dalla normativa applicabile. Informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste al Titolare.
8. Processi decisionali automatizzati
Leomas S.r.l. non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati.
9. Diritti dell’interessato
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:
⋅ ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento e accedere ai dati personali e alle informazioni previste dall’art. 15 GDPR;
⋅ ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti ai sensi dell’art. 16 GDPR;
⋅ ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
⋅ ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
⋅ ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, ottenerne la trasmissione a un altro titolare, quando ricorrano le condizioni dell’art. 20 GDPR;
⋅ opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, ai sensi dell’art. 21 GDPR;
⋅ revocare in qualsiasi momento l’eventuale consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
⋅ non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato nei casi previsti dall’art. 22 GDPR.
I diritti possono essere esercitati gratuitamente inviando una richiesta a Leomas S.r.l. all’indirizzo e-mail info@leomas.it o agli altri recapiti indicati nella sezione 2. Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese dal ricevimento. Nei casi di particolare complessità o in presenza di numerose richieste, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, informandone l’interessato entro il primo mese.
10. Diritto di proporre reclamo
Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente. Per l’Italia, l’autorità di controllo è il Garante per la protezione dei dati personali. I recapiti per contattare il Garante sono i seguenti:
Indirizzo: Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma, Italia
Centralino telefonico: (+39) 06.696771
Posta elettronica: protocollo@gpdp.it
Posta elettronica certificata (PEC): protocollo@pec.gpdp.it (abilitata a ricevere solo comunicazioni provenienti da PEC)
Sito web istituzionale: www.gpdp.it o www.garanteprivacy.it
Sul sito web del Garante sono disponibili ulteriori informazioni e la modulistica necessaria per la presentazione di un reclamo.
11. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata per tenere conto di modifiche normative, organizzative o relative ai trattamenti svolti. La versione aggiornata è resa disponibile attraverso i canali utilizzati da Leomas S.r.l.
